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黎喃自语-网络营销运营杂记

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打造职业化的电子邮件--第二步什么是一封有效的电子邮件  

2011-09-05 15:31:32|  分类: 计算机与 Interne |  标签: |举报 |字号 订阅

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打造职业化的电子邮件--第二步什么是一封有效的电子邮件 - 日光倾城·黎 - 黎喃自语-网络营销运营杂记

上一次,我们简单的知道了职场电子邮件的基本规范,但光知道礼仪并不能写出一封好的有效的电子邮件,就像懂礼貌的人不一定是商务精英一样。

如果问很多企业管理者,什么是你们最大的障碍,我相信多数的回答都会是沟通。很多的管理书中都提到沟通是法宝,沟通的确对管理起着助推的作用,沟通对事物达成起到促进的作用。在一个企业中无论是员工之间,还是员工与领导之间或是领导与领导之间,无论是纵向的还是横向,都需要作业衔接,岗位之间有很多的话语需要沟通,他们彼此之间如何可以衔接的非常顺畅与高效是每一个企业管理者思考的问题,虽然可以肯定了,光用语言是不行的,沟通并不能够解决一切的问题,但我们也要努力一下。

为了解决作业衔接的问题,我们每天要开大量的会议,或者面对面沟通工作,但电子邮件依然非常重要,这是因为,电子邮件能够将事情书面化,沉淀声音,落实决策,能够不受缺席影响,能够更加广泛知会信息、征询建议。

电子邮件的好处有

1、邮件既可以帮助我们理清工作思路,也可帮你把自己表达出来,锻炼你的文字表达能力。

2、可以通过文字的方式将自己的工作书面化,把邮件发出来,让其他人知道你在做什么。

3、可以通过文字对其他人负责的工作提出中肯的建议,帮助他人成长(或者反对别人的某一项目内容,前者可以拍马屁,后者可以表达想法,避免当面的尴尬)。

我们先总结一下职场邮件的类型,大概有以下几种:

1、通知事情发生——如项目发布通知与预发布通知,决定我们已经做了,写邮件只是通知你们,你们是否回应一点都不重要,但是只要没说没收到就好。

2、邀约——一般是会议和讨论的邀约,会被收件人登记到备忘录里,建议此类邮件在标注清楚时间、地点、主题、内容的同时,使用outlook的会议邀请系统发送。

3、要求确认和拍板——一重要!一定要得到收件人,尤其是里面的关键人物的明确意见,否则事情无法开展,可能会造成延时和其他后果,经常用在会后对某事没有最后下结论用的比较多。

4、征询意见——决定未正式做,或者只是有个想法,希望大家给出意见和建议,你们的回应与否,尤其是回应的质量对于事情的推动进度非常重要,这种和3比较像,但性质绝对不同,造成的结果也不一样,需要不同的处理方法。

5、纯粹分享——FYI型邮件(For your information),我觉得有趣或者有用的东西,发给各位参考,通常我会期待一个“谢谢”,但是没有也没关系。即使这种邮件不重要,也确保不要让大家读完才发现原来是FYI类型邮件,而是在一开始就说明白:分享某某某。

一般在工作中,“征询意见”和“要求确认拍板”的邮件会占多数。这两种邮件都需要针对性的技巧。在工作中,我发现有些同学容易把“要求确认和拍板”的邮件误发送成为“征询意见”的邮件。明明期限都到了,事情无法落实,一看原来是确认邮件无人响应,收件人不理解事情的重要程度,看似纷纷程观望状态,发送人又不给力去进行催促。所以到了点,发现决策无法达成。如果你要发送的邮件属于“要求确认和拍板”类型的,请先检查事情是否已经经过了几轮的公开讨论,确实已经到了确认阶段,其次,请在邮件里标明下一步的行动,若你们不确认,事情将会如何如何做等等。给出你希望得到最终答复的时间点。如有必要,请将你期望得到答复的人名附上,并强化指出。

所以,不同类型的邮件,我们作为发信人写Email的时候,要想到收信人会怎样看这封Email,时刻站在对方立场考虑,勿对别人之回答过度期望,也要适当引导和督促别人回复邮件。

在发送邮件之前,你需要做什么:

1、清楚你的目标——知道你的邮件类型是什么,在什么时间、方式、达到什么样的目标,你必须得知道这封邮件你是期望得到如何的结果,如果不得到,会对你的工作造成什么影响

2、筛选收件人—— 在收件人的名单里,有哪些人是你需要得到明确态度的(发邮件后立即跟踪他!),有哪些人是你希望得到建议的(发邮件后立即征询他!),有哪些人是无关紧要的参考者,有哪些人反而不发表意见比较好(否则你的群回邮件得到了来自无关紧要的人的反对意见,反而会让你束手无措,因为一旦有反对意见提出,你必须给予响应,因此事情无法推动!)

在项目前期讨论阶段,建议精简名单,只发给关键人物,即那些会左右事情进程或能够给出有价值的建议的人。如果希望项目不要再发展下去,你可以发给更多的人,这两者的前提是:你必须有足够的意见管理能力,不至于被各种意见左右。

上次电子邮件礼仪中说到,“在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”,如何让邮件发送得更加有效,或者说达到你的目的,不管是传达内容还是推卸责任。我们都要知道以下3点

1、很少有人愿意阅读长邮件——除非你告诉他不读会怎么样,赋予他责任

2、很少有人愿意无理由主动做什么事情——特别可做可不做时,除非价值观特别好,喜欢多管闲事,不过这样的人很少,扯后腿的人比较多

3、很少有人会仔细阅读你的邮件——千万不要发一封面向很多人的邮件,然后指望大家都在里面仔细阅读找出你期待他做什么事情。

如何做到重点突出,不需要收件人自己去提取关键信息,如时间、行动、目标等信息,以下几点元素是职场邮件中必须出现的内容,他们可以帮助你的信息快速传递:

A. 这是什么事情?(What)
B. 计划在什么时间做?以及原因。(Why and plan)
C. 作为接收方,我要做什么?(Action)
D. 我要在什么时间做?(Deadline)
E. 我如何不做会如何?我如果做了会有什么发处?

就像王武老师说的那样,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,不仅要把有价值的信息提供给需要的人,也要注意职场礼仪方面的问题。态度一定要诚恳,邮件写的不好,一不小心就会让阅读者产生歧义,而你自己却不知道,并且要记住邮件不是全部,当面的沟通是前提。如果没有一定的信任基础,邮件不仅仅变得越来越干燥,而且会引发积怨或者误会。同时注意发送范围,能够从阅读者的角度去考虑你的邮件对他们是什么帮助,是通告一下?是让对方得到了你的思想帮助到他/她?是耽误对方的时间?

过度的沟通无论是时间上的还是成本上的都存在着严重的浪费,一个好的企业的前提是一个好的团队,就像凡客的陈年所说的,他只要盯着9个人就行了,但能到那种不用说就可以很默契的“境界”是可遇不可求的,所以利用邮件下发任务、回复执行情况,已经成为一个默认的沟通工具,所以,多多书写邮件,一封简单利落重点突出的邮件会会给你带来意想不到的好的效果,让你的合作伙伴对你的印象更加好,。

打造职业化的电子邮件
第一步最基础的电子邮件规范
第二步打造有效的电子邮件

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