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黎喃自语-网络营销运营杂记

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打造职业化的电子邮件--第一步最基础的电子邮件规范  

2011-07-16 16:59:40|  分类: 计算机与 Interne |  标签: |举报 |字号 订阅

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打造职业化的电子邮件--第一步最基础的电子邮件规范 - 日光倾城·黎 - 黎喃自语-网络营销运营杂记

虽然现在微博,SNS当道,IM乱飞的年代,email仍然是使用频率最高的互联网工具。记得刚上班时,有一个前辈说,看邮件就能知道这人职业性强不强。

现在有很多职场新人不重视电子邮件,或者跟本不会使用电子邮件,我身边有很多新人都从来没有使用过电子邮件软件,如:foxmail, outlook等。

如何让邮件发送得更加有效,或者说达到你希望的目的,不管是你的目的是传达内容还是推卸责任,电子邮件都有它的职场规则。

邮件的规范就像现实中的社交礼仪一样,如果不懂使用礼仪,会让人反感和讨厌,使自己的形象受到损害,层次下降。我敢打赌任何一个老板都会因为你的电子邮件不规范而怀疑你的职业能力。

首先我们要了解最基础的电子邮件规范

1、要设置发件人的姓名,可以是中文也可以是英文的,也可以加上自己的职务,方便收件者在查看邮件时知道发件人是谁,切忌直接使用邮箱名(很多邮件礼仪中都没有这条,我特别列出来放在第一条,邮件也要像名片告诉别人你是谁,我经常收到很多邮件,看完了我都不知道这是谁发的,很多职业老人也会犯这样的错误。)

2、礼仪适当地设置通讯本,在保存对方邮箱地址时可以直接使用对方的邮箱名,也可以是对方的全名也可以带对方的职务,但不要乱写或者给对方起别名,因为收件人是可以看到的(很多人都不知道这点吗?狐疑狐疑,因为我真的看到过有人给自己的领导起的别名伴随着邮件一起抄送给很多人,非常崇拜)

3、邮件正文中如果要提到别人名字,最好使用对方全名或者带上对方的职务,理由同上,千万别因为是两个人的邮件就随便发,因为职场邮件中就算是项目中一个小细节的讨论也有可能最后转发抄送给你的领导,不是说你不给你的高高层领导发邮件,对方就不会收到你的邮件。

4、一个好的职业邮件都应该有主题,一般将主题空着的不是职场新人就是这个公司没有企业文化,对员工的培训不够职业化。主题不能乱写,要有提纲挈领,让别人一看列表就知道是谁发的邮件,关于什么事的邮件,一般含义不清、胡乱浪漫的标题,例如:“嘿!”或是“收着!”都容易被别人视为病毒邮件,别自作聪明以为这是在表现和对方很熟悉。我还记得我第一家公司,是一家日企,他们的邮件的主题都有规范,有必填写项目和选填项目,非常复杂,如关于项目的邮件,必须写明项目名,内容是回复还是解答,还是通告,是否重要,需要几天内回复等内容。

5、要合宜地称呼收件者,邮件正文的开头问候语比较复杂,可以使用像“你好”、“Hi”,或者一个简单的称呼,也可以使用非常正式的称呼,如“尊敬的”或者是“先生女士,您好!”,主要看收件人的身分、关系和发邮件的目的,最忌是不熟装熟,这种事多发生在两个部门之间的邮件,邮件开头没有客套,直接用陈述句或命令句转达内容给另一个部门的同事。一般客套仅发生在第一次来回的邮件中,第二次回复可以省去这些客套。

6、要小心处理邮件正文内容,邮件正文按情况可以很长也可以简明扼要,但同样都要小心写在电子邮件里的每一个字,每一句话。因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律证据,是合法的,所以发电子邮件时要小心,如果对公司不利的,千万不要写上(对自己不利的,也不要写上)。发邮件时一定要慎重,要反复检查邮件内容和核对收件人,两者要统一。

7、转发前清理和保留必要的内容,在转发别人的邮件之前要先清理一些内容,一切无关紧要或重复的内容,或对自己或发件人不利的内容(告密信除外)要先清理掉,别傻乎乎地转发给了别人也不知道,尤其是一些时间长,内容多的邮件,转发前一定要检查一遍。转发一般是为了告知别人事件,或推动某个项目,在转发时,要保留前面邮件的发件人有谁,哪些人收到过邮件,还有邮件的年、月、日以便对方一目了然整个沟通的过程。(知道前6点的重要性了吧)

8、回复邮件要有技巧,尤其是需要答复对方邮件中的问题时,最好只把相关的问题抄到回件,然后附上答案。最好还能将问题的格式设置与你回复的字体颜色不一样,方便对方阅读理解,也方便自己针对问题的答复,而不是直接在回复内容中一股脑回答,这样容易引起误解将事情搞得更复杂。虽然对于简单的问题可以回答,是可以直接回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,但这样太生硬了,显示出你的尊重,当然你是高高高level例外,但很多高高高level的人也不会这样做,他们的风范一般都很好。需要注意的是第二次或以上回复例外,详细看第5点。

9、适当个性化信尾签名,我建议高职业化的邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然邮件本身已标明了邮自哪方,寄与何人,但在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的礼节,包括在信件开头尊称收信者的姓名,在信尾也应注明寄件者的姓名以及通讯地址、电话,以方便收信者与你的联系。越是在大型的公司,越是要注意在自己的邮件地址中注上自己的姓名,同时在邮件的结尾添加个人签名栏。因为职场上的人们通常会把邮件转发给其他更多的人,一个好的签名可以帮助你取得好的印象。签名中除了写明自己的名字,职务以外,也可以带上联系方式,公司名,公司地址等信息,也可以显示自己的个性,加上一些自己的格言或有一些符号组成花纹来提升自己的形象,加深别人对自己的印象,需要注意的是,不要个性化过太过了,我曾经看到一个美女在自己的签名里面写明自己是美女,还有照片,我非常想建议她你可以直接放你的三围。

10、非常正式的邮件还是要像正规的书写信件一样,开头要用您好,结尾要有祝福语,并使用“此致敬礼!”这样的格式。

11、要区分To和CC还有BCC,它们分别的含义为收件人、抄送人、秘送人。

1)To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。

2)而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然可以回Email。

3)而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

4)TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5)只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源

12、要表明你发邮件的目的,主动控制邮件的结果和去向,避免浪费资源或回复时间冗长,如果你希望得到谁的答复,可在文中指定部分收件人给出回复,如果你只是转达内容可以写明“仅供参考,无需回复”。

总而言之,大家要记住这一点,“在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候,要想到收信人会怎样看这封Email,时刻站在对方立场考虑,将心比心。同时勿对别人之回答过度期望,当然更不应对别人之回答不屑一顾。电子邮件在给人们带来方便的同时,也带来了职场礼仪方面的新问题。我们都应当讲究有关电子邮件的礼节,别让电子邮件出笑话。电子邮件是职业信件的一种,而职业信件中是没有不严肃的内容的。

打造职业化的电子邮件
第一步最基础的电子邮件规范
第二步打造有效的电子邮件

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