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黎喃自语-网络营销运营杂记

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个性嘛,善良、理性、有点率性,但不任性,生活嘛,不太独立,需要别人扶一把,长相嘛,一般般,不承认难看的,朋友说,蛮可爱的         ----------------------------------------  QQ: 1272102018        mail: liwenxia.yuki@gmail.com

[沙发读书]当时间整理遇上项目管理  

2014-01-26 16:21:57|  分类: 杂文散篇 |  标签: |举报 |字号 订阅

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[沙发读书]当时间整理遇上项目管理 - 日光倾城·黎 - 黎喃自语-网络营销运营杂记

关于时间整理的书看过的种类非常多,这种书对时间整理和规划目的是工作效率整理,更重于个人管理,还有一类书也会讲到时间管理,那就是我的专业--软件项目管理,它和前一种书的区别一个是时间整理,一个是时间管理,时间整理是通过整理去除重复或不需要的东西提高效率,从而实现个人的工作效率目标时间,时间管理是通过事先规划并运用科学工具实现对时间计算和管理,从而实现个人或组织的目标完成时间,而我要将这2者结合起来。

关于时间整理的书籍,市面上多以工作效率整理为主要内容,太过职业,专业,并不适合普通人学习或领悟,更适合精英进阶学习。我在这里推荐时间整理的初级入门书,池田晓子的《就是爱偷懒!超效率时间整理术》(我真的非常喜欢池田晓子的整理系统)。

《就是爱偷懒!超效率时间整理术》同《不会存钱的女孩,等着瞧!》一样,是一本漫画时间整理书,以漫画风格教导读者如何重新检视自己一日的时间,只要将一日的行程记录下来,便可发现我们往往在无意间浪费了许多时间,所以只要学习将零散、不必要多花费的时间整理起来,便可发现时间不仅变多、工作起来也更有效率。我们经常会发生,虽然一直想着“这事儿必须得做了”,但总会出现这样那样的状况,结果这事儿没完成,前一件事也没有完成,不知不觉,没做的这些事儿已经堆成了山!池田晓子亲身实践,为我们说明如何检视一天的时间、如何将各项工作整合到一起,从以前每件事都是匆匆忙忙,什么都没做好,到现在做事井井有条,心情超好,这样有魔力的变化能够发生在作者身上,一定也能发生在你身上。

软件项目管理方面,我推荐,韩万江和姜立新的《软件项目管理案例教程》,这本书是我读大学时的教材书,虽然是教材书,但在豆瓣上的评分还是不错的,也是目前唯一一本我一直放在床边阅读而没有被卖掉的大学教材,这书以案例的形式,讲述了软件项目管理的全过程,以图片形式描述软件项目经理的主要工作内容。是教材中少有的实践性强的书,以多年的项目经验来看,内容非常全和实在(真的实在,包括合同范本,并附有各个时间段的要用到的图),此书缺点是浅尝辄止,适合了解软件开始项目管理的读者,但实际使用还需要根据每一章节的内容去找更详细的书去学习。只可惜自己读大学时,完全没有项目经验,程度就在"hello world"的程度,辜负了这本好书。

至于工作效率整理,下一期再推荐,有一二本书还是很值得一读的。

整理在词典中解释去除不需要的东西,所以最简单的时间整理就如下图,找出重复的时间,然后将它们合并这就是节省出来的时间。

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首先我们要先了解我们的日常行程和行为,我也经常用这个方法推荐给想要控制自己花钱和减肥的朋友,这个方法真的很便于了解我们自己,可以找出很多被我们忽略的事实,而这些事实也许会让你大吃一惊,如你工作的时间比你想像的少,如你吃东西比你想像的多。推荐使用像下列这样的记录方式,挑一个星期,每15分钟为一个单位,然后做一个分类(例如:工作、聊天、上网看新闻、游戏等)和统计,可以将工作用绿色底表示,休息或娱乐用红色底表示,进食记录可以用灰色表示,通过不同的色块可以了解自己主要时间用在哪些方面,看看自己天天说忙到底在忙什么。凡事想要进步,必须先理解现状。如下图。

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不要使用以下方式记录自己的行程,这样的方式你什么问题也发现不了,但奇怪的就是很多人就是用这样的记录方式。

休息 8:00-8:15
家务 8:30-8:45
吃早饭   8:45-9:00
家务 9:15-10:15

时间整理第一步都是列出所有工作,并按其先后次序重要程度排列,再预估出需要的时间并统筹管理。

关于时间统筹,我们最熟悉最早学会的方法(虽然是被动,也没有人明确教过)是学生时代的课程表,这也是最常见的ToDoList。如下图

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而在软件项目工程管理中能表示项目进度的图示有很多,例如甘特图,可以很容易看出任务的开始时间和结束时间,在甘特图中将任务分解结构中的任务项排列在垂直轴,而用水平轴表示时间。

我个人更喜欢使用网络图,可以展示项目中的各个活动以及活动之间的逻辑关系,进行历时估计时,网络图可以表明项目将需要多长时间完成。

网络图有2种,单代号网络图和双代号网络图。

● ADM也称为AOA,双代号网络图,箭线图法,它用箭线表示活动,节点表示事件的一种网络图绘制方法,逻辑关系仅有FS。工作用箭线表示。如下图

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● PDM也称为AOD,单代号网络图,前导图法,它使用方框或者长方形(被称作节点)代表活动,它们之间用箭头连接,显示它们彼此之间存在逻辑关系。支持FS,SS,FF,SF(S=开工,F=完工)。工作用节点表示。如下图。

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注:理论上单代号网络图多数是方框形状,但我大学老师喜欢用圆形画单代号网络图,我也习惯画圆形。

单代号网络图比较容易画出来,双代号网络图比较难画,手绘比较困难。

● 网络图的时间参数解释

ES=最早开始时间 = MAX{紧前工作的EF}(注:ES从网络图第一个节点开始计算,与LF相反)

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EF=最早结束时间 = ES+工期时间(T)

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LS=最迟开始时间 = LF-工期时间(T)

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LF=最迟结束时间 = MIN{紧后工作时间的LS}(注:LF从网络图最后一个节点开始计算,与ES相反)

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TF=总时差 = LF-EF(或LS-ES)(注:总时差为0的作业是关键作业,总时差小于0说明不能如期完工)

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FF=自由时差 = 后续作业ES-紧前作业EF-工期时间(T)(注:自由时差是一道作业不影响后续作业最早开工,作业可机动使用的时间)

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● 工作总时差和工作自由时差的区别

工作总时差:是指在不影响后续工作按照最迟开始时间开工的前提下,允许该工作推迟其最早可能开始时间或延长其持续时间的幅度。简单来说,工作总时差就是这项工作对应整个项目可以可以拖的时间差,像下图,休息时间计划是30分钟,实际可以有40分钟,那这多余的10分钟就可以让任何一项工作项拖拉10分钟。因此,工作总时差为0的就是关键工作,为负数就是肯定不能按期完工,一旦某作业占用了工作总时差,其他作业的总时差就相应减少。

工作自由时差:是指在不影响后续工作按照最早开始时间开工的前提下,允许该工作推迟其最早可能开始时间或延长其持续时间的幅度。简单来说,工作自由时差就是这项工作到下一项目项目开始前可以拖的时间差,像下图中就是热早饭只要5分钟,但给的时间有10分钟,就可以拖拉5分钟。

这里以休息日上午事项为例为解说网络图如何做到时间统筹,这还是我当时大学老师的在教网络图时,用的例子,对于一个只会"hello world"的学生来说,这样的例子更贴近生活,更便于理解,事实也证明,我当时学的真的很好。

● 关于时间,我们会发现
1、每件事预留的时间比我们想像的多(这是残酷的事实,不要以为,只要一瞬就能搞定每一件事,并非是一瞬间就能搞定的)
2、时间的魔力,总是在不经意间就过完了

下图是我要在休息日上午要完成的内容,非常多,如果不好好分配,是不可能全部完成的。

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我用网络图对各项工作进行分解和计算,具体如下表:

双代号网络图编号 单代号网络图编号 工作描述 工期时间 紧后工作 紧前工作
      S   起床   8:30        
  A   2   刷牙   5m   3   
  B   3   洗脸   10m   4,6,7   A
  C   4   烧水   20m       B
  D   5   热早饭   5m   4,6,7    
  E   6   洗衣服   40m   10    
  F   7   吃早饭   20m       A,B,D
  G   8   铺床   15m   9   30m以后才可以进行
  H   9   收干衣服   5m   10   G
  I   10   晾衣服   10m   11,12   E,H
  J   11   收纳干衣服   15m   12   H,I
  K   12   简单整理   15m        
  L   13   休闲   ?m(希望30m以上)       K
      F   准备午饭   10:45       F

我从S(8:30)到F(10:45)期间有2-12项都是我必须做的工作,13项是我的休息时间,我希望这个时间能有30分钟或者更多。

最简单的执行方式是瀑布型,最传统的模型,所有活动都严格按顺序执行,一个事件的结束是下一个阶段的开始,课程表也属于瀑布型,特点:简单、易用、直观,缺点:少同步工作,不能反映是不是可以节省时间。如果使用瀑布型2-12项需要145分钟,而实际8:30到10:45只有135分钟。我不仅没有休息还要赔10分钟,也就是工作总时差为负。

所以我好好的利用紧前工作和紧后工作,分析出可以同步完成的工作,重新绘制了单代号网络图,如下图(点击看大图)。

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通过时间规划后,我不仅可以拥有希望中的30分钟休息时间,甚至可以拥有40分钟的休息时间。

虽然双代号网络图手绘和理解比单代号网络图困难很多(要不就是我没学会,理解模式不能与双代号网络图同步),但我仍很喜欢使用双代号时标网络图,是个有点类似甘特图的网络图。

● 双代号时标网络图的特点
1、兼有网络计划与横道图的优点,时间进程明显
2、直接显示各工作的起止时间,自由时差及关键线路
3、可直接统计资源工时需要量

● 标识:
1、时间差以波形线表示
2、以水平时间坐标为尺度,可为时,天,周,月或季

将休息日上午事项为例画的双代号时标网络图(点击看大图)

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注意:双代号时标网络图中的1、2、3与表格中的1、2、3概念完全不同,不要混淆。

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